Segundo Oficial de Registro de Imóveis de Ribeirão Preto
Boas Práticas
Processo de Trabalho

Processo de Trabalho

Alguns processos aplicados que racionalizam e preparam a serventia para o efetivo registro eletrônico.

1. Forma de trabalho por dados, não texto, porque os dados se convertem em textos quando necessário e permitem a formação de indicadores internos e externos.

Os frutos dessa ação dependem da qualidade da geração, da forma de armazenamento e acesso e da administração dos dados inseridos num sistema. Isso porque somente dados corretos e padronizados proporcionarão informações confiáveis. E não é válido investir em tecnologia se os dados armazenados não têm qualidade e credibilidade. Aqui, mais uma vez, o comprometimento do ser humano é essencial.

Com a implantação dessa filosofia de trabalho, assumem papel importante numa estrutura organizacional o planejamento e o monitoramento do processo de armazenamento das informações em dados e a administração destes. Essa administração passa por todo o processo de trabalho, do planejamento à execução, antevendo inclusive necessidades futuras e preparando as bases para atendê-las.

Dessa forma, cabe ao administrador de dados identificar, documentar e estruturar os dados que serão armazenados e gerenciados, evitar a redundância, adotar medidas de segurança física dos dados, definir níveis acessibilidade e qualidade da informação.

Os dados se formam estruturalmente com caracteres, campos, registros, chaves, tabelas, arquivos. Aparentemente, é um sistema difícil de ser implantado, porém, na prática, é simples e funciona. Implantado o sistema e alimentado com informações, não há limites quando o assunto são informações relativas ao registro ou dados do título que o deu causa.

A fase mais trabalhosa é a transformação do passivo em dados, até mesmo porque muitas vezes não há o dado presente nos registros do acervo. A fase corrente é mais fácil de ser executada pois o sistema de trabalho pode fazer o caminho e bloquear avanços sem a consistência de dados no passo anterior.

A parte mais árdua ou difícil do processo é o engajamento e comprometimento dos operadores do sistema. Há grande chance de escreventes se voltarem para o oficial e afirmarem que são escreventes, não digitadores. Nesse momento, é preciso insistir, investir e monitorar a implantação, sendo impositivo. Com o tempo, o grupo incorporará essa filosofia de trabalho e a racionalização acontecerá.

Essa receita serve para qualquer tipo de serventia, da mais modesta a mais grandiosa. A escrituração na forma de dados reduz a circulação e concentração de pessoas num mesmo espaço, o número de pessoas para a execução do trabalho, o retrabalho, o tempo de entrega do serviço. Igualmente, permite a automação de tarefas a exemplo da busca e emissão de certidão, da formação dos textos dos atos praticados e das notas devolutivas, o aproveitamento de informação já existente no sistema em todas as fases do processo de trabalho. Além disso, prevê a padronização da redação dos atos, notas devolutivas e ofícios, informação dos valores devidos e emissão de recibos automáticos, escrituração automática do livro de receita e despesa, emissão automática da DOI e da nota fiscal dos serviços prestados.

Além da parte prática da execução do trabalho, os dados estruturados permitem a formação de indicadores funcionais e de gestão de performance e relatórios variáveis, ferramentas que possibilitam a melhor gestão da serventia nos aspectos técnico, funcional, administrativo, financeiro.

Exemplo desse gerenciamento se dá com os relatórios que indicam as certidões requeridas e não emitidas, as emitidas e não retiradas, as requeridas online; os títulos prontos e não retirados, devolvidos e não retirados; devolvidos sem reingresso; conferência das imagens de matrículas ou de outros livros alteradas, com indicação da motivação; verificação dos indicadores pessoais ou reais alterados, dos valores cobrados, dos ofícios emitidos e recebidos, quantidade de atos por tipo de natureza do ato ou do título. Igualmente, valores recebidos e forma de recebimento, cheques emitidos e não compensados, obrigações não vencidas, quantidade de papel, tonner, material de escritório gasto, horas positivas ou negativas do banco de horas, produtividade individual, assertividade, entre outros fatores.

Tem-se sempre à vista que, existindo dados, o resultado de uma informação é instantânea.  

2. Abertura de matrículas para todas as unidades dos loteamentos, condomínios e transcrições, utilizando sistema de dados.

Esse trabalho pode ser desenvolvido por um grupo específico ou com meta diária para cada funcionário. Nesse sentido, é válido abdicar dos emolumentos devidos pelo ato de abertura de matrícula para não correr o risco da abertura de matrícula em duplicidade e economia de tempo por ocasião do registro de um título.

Para as advindas de transcrição, sugere-se que sejam abertas da transcrição mais nova para a mais antiga, fazendo busca dos alienantes na condição de adquirentes para verificar se foram feitas as devidas remissões. Na falta de elemento essencial previsto na Lei nº 6015/73, vale buscar nas Prefeituras, por meio de certidões dos mapas ou processos, a informação faltante no registro, bem como o número da sua inscrição municipal.

Não obtendo os dados disciplinados pelo artigo 176 da LRP, é preciso buscar autorização à Corregedoria Permanente para a abertura de matrículas desses imóveis, deixando a especialização a cargo dos proprietários por ocasião do requerimento da prática de algum ato.

Em último caso, não logrando êxito na abertura de matrícula para os imóveis ainda transcritos, deve-se fazer a digitação das transcrições ativas que não têm elementos para abertura de matrícula, com remissão de eventuais ônus lançados nos outros livros, e marcação da atual situação das transcrições digitadas, se ativas ou encerradas.

Há, ainda, a possibilidade do ato de abertura da matrícula consignar, além da confrontação com outros imóveis, o número dos registros confrontantes.

3.Averbação da atualização de todos os logradouros e cadastros municipais nas matrículas.

O artigo 167, II, 13, da LRP, disciplina que o oficial deve averbar de oficio os nomes dos logradouros, decretados pelo poder público. Essa ação racionaliza muito ao dispensar a pesquisa e averbação individual nas matrículas por ocasião da qualificação de um título e deixa o indicador real atualizado para as pesquisas que vierem a ser solicitadas.

O artigo 176, 1º, II, 3, b, da LRP, dispõe que dentre os requisitos da escrituração da matrícula está a indicação da designação cadastral do imóvel. Essa ação facilita a troca de informações com os municípios e outros órgãos do governo e a localização do registro quando o usuário possui somente esse elemento de identificação, e permite a verificação do pagamento do imposto de transmissão sobre a base correta.

4. Escrituração eletrônica de todo o indicador real das matrículas e transcrições.

As serventias já possuem o indicador real feito, sob todas as formas admitidas. O desafio é fazê-lo de maneira estruturada, padronizada, sob a forma de dados, inserindo designação, área do terreno, área construída, área de uso comum e fração ideal de propriedade, quando for o caso; o tipo e a destinação do imóvel, quando houver; logradouro atual vinculado ao histórico das suas alterações, número predial, quando houver, tipo e nome do empreendimento (loteamento, desmembramento, condomínio), confrontantes (imóveis e seus respectivos números de registro), registro anterior, alterações decorrentes demolições, retificações ou desdobros e ponto de amarração mais próxima, se for o caso. Em síntese, é a escrituração eletrônica e vinculação de todos os dados que a matrícula possui relacionados ao imóvel.

Outra informação que é possível construir nesse momento, sem trabalho adicional, é a relativa à quantidade e quais matrículas estão ativas e quais estão encerradas.  Para isso, basta fazer uma marcação da sua situação. Esses dados construídos no indicador real podem ser convertidos em textos quando necessário, como nas aberturas de matrículas ou geração de atos e servem de base de indicadores internos e externos.

5. Escrituração eletrônica de todo o indicador pessoal.

Como o indicador real, todas as serventias já têm algum tipo de indicador pessoal feito. Aqui o desafio é muito maior. É a escrituração eletrônica dos dados das pessoas envolvidas no registro, a partir da matrícula, ato por ato, observados os parâmetros relativos à forma da escrita, acentuação, pontuação, espaçamento entre caracteres. Deve-se inserir de maneira estruturada, padronizada e sob a forma de dados as informações relativas ao nome, elementos de identificação (RG, CPF, estado civil, data do casamento), identificação do cônjuge, quando houver, alterações do estado civil, número do registro do pacto antenupcial e local do registro, quando for o caso, vinculação da pessoa (proprietário ou credor) e dos seus cônjuges com outros registros, fração ideal da propriedade, data da aquisição e data de eventual transmissão com respectivo número de ato e registro. Além disso, é possível indicar a data de nascimento ou casamento das pessoas indicadas nos registro, as quais possibilitarão o afastamento de homonímia e a identificação do cônjuge em determinada época.

Esse trabalho possibilita a pesquisa e emissão automáticas de certidão, inclusive com indicação do tempo de pesquisa; a conversão dos dados em textos quando necessário, como nas aberturas de matrículas ou geração de atos; e fornece dados para a formação de indicadores internos e externos a exemplo do perfil dos adquirentes, perfil dos credores, perfil do crédito, grau de comercialidade do bem.  

Outras informações muito importantes que podem ser produzidas neste momento, com pouco trabalho, são:

- indicação do tipo de ato ou negócio feito, valor, prazo, condições, pelo menos dos atos que estão ativos;

- vinculação de todos os atos de ônus com seus respectivos cancelamentos, deixando indicação de quais atos da matrícula estão ativos.

Essa situação, acompanhada com a escrituração eletrônica do indicador real, possibilita a emissão automática de certidões “simplificadas”, indicando somente os atos ativos da matrícula e suas características.

Sugere-se que a atualização desses indicadores seja feito na fase de registro de um título. Depois de feito e conferido, o indicador pessoal seja bloqueado por senha e, somente após este bloqueio, seja feito o registro do título. O ato de registro somente é liberado pelo sistema após a conferência dos indicadores.

Também, que os indicadores pessoais antigos (fichário), quando não autorizada a sua eliminação, sejam digitalizados e indexados de forma que a busca seja feita por sistema de informática, com utilização da fonética, a que possibilita a indicação das fichas mesmo que os nomes estejam escritos incorretamente; que o arquivo ou banco onde estão armazenados estes indicadores somente seja alterado por senha de administrador.

E, os indicadores pessoais anteriores à Lei 6015/73, feitos no livro 07, sejam digitados com base nas informações contidas nesses livros. Alternativamente, sejam feitos a partir dos livros de transcrições, uma a uma.

6. Cancelamento das inscrições de hipoteca peremptas

Como cediço, a hipoteca, para ser válida perante terceiros, deve preencher os requisitos legalmente previstos para a sua constituição, dentre eles a temporariedade e o seu registro. A garantia hipotecária não pode prevalecer além do prazo legal máximo de trinta anos, o qual já era previsto no Código Civil de 1916 e foi mantido, após a Lei nº 10.931/2004, pelo Código Civil de 2002, no seu artigo 1.485.

Assim, findo o prazo convencionado, sem prorrogação, ou atingido o prazo limite, a hipoteca se extingue pelo decurso do lapso temporal, mesmo na hipótese da existência de ação judicial em curso para recebimento da dívida. Ocorre a perempção mesmo que a dívida a que se refere a garantia não tenha sido paga, passando o crédito a se submeter ao regime quirografário, consoante leciona Gladstone Mamede (in SIMÃO, José Fernando; TARTUCE, Flávio; Op. cit., p. 485).

A perempção, diferentemente da extinção, não exige prova, operando-se ipso facto, pelo simples decurso do prazo e pode ser averbada de ofício.

A par do disposto no artigo 252 da LRP, não permitir o cancelamento das hipotecas peremptas de ofício significa anuir com a perpetuação de um gravame no imóvel, com o que não se concorda, já que a própria limitação temporal prevista na lei civil decorre da impossibilidade da existência de um ônus sem fim.

Assim, seas hipotecas estão indiscutivelmente peremptas e não mais produzem qualquer efeito; se a dívida em si não se confunde com a própria garantia real, a qual já está perempta; se há a possibilidade de se averbar a ocorrência da perempção das hipotecas; se não se pode tornar um ônus eterno; e, se não haverá qualquer tipo de lesão a eventuais interessados; há que se reconhecer a possibilidade de se cancelar de ofício as hipotecas peremptas.

Para prevenção de futuros questionamentos, pode-se buscar autorização das Corregedorias locais. Essa prática extingue as pesquisas nos livros antigos para emissão de certidão de transcrições ou abertura de matrículas, evita a devolução de um título para proceder ao prévio cancelamento de hipotecas peremptas, normalmente autorizadas em documentos antigos, sem reconhecimento das firmas, ou pedidos judiciais de reconhecimento do extravio de documento ou nova declaração de quitação.

7. Envio de email, sms, whatsapp para usuários

O uso dos meios eletrônicos de comunicação proporciona a racionalização de recursos materiais e humanos. Quase toda a informação que deve ser repassada ao usuário pode ser feita de maneira automática pelo sistema. Pode-se enviar informações relativas ao andamento do seu pedido, acompanhamento dos processos de notificações e de retificações, o texto da nota devolutiva, a resposta de informação verbal, além de indicar eventuais diferenças de valores para pagamento ou restituição, mensagens comemorativas de aniversário ou de profissões, cartões de natal.

8. Atendimento por meio eletrônico

Em São Paulo, os registros de imóveis podem utilizar atendimento eletrônico para recepção e atendimento de ofícios e de algumas espécies de títulos, como escrituras, mandados de penhora, processos de intimação de alienação fiduciária, por meio de sistemas administrados pela ARISP.

É muito grande a racionalização de recursos materiais e humano nesses casos. Pode-se mensurar de maneira elementar com o recebimento e resposta automáticas das requisições de certidões pelos órgãos públicos e do Poder Judiciário; pesquisa e emissão de certidões automatizadas; prenotação e contraditório dos títulos enviados a registro feitos de maneira automatizada; emissão automática das intimações aos devedores de alienação fiduciária; importação dos títulos para arquivamento no GED, dispensando a digitalização e conferência dessas imagens; emissão de certidões eletrônicas para tabeliães e particulares; outras.

A título exemplificativo, no ano de 2016, o 2º Registro de Imóveis de Ribeirão recepcionou ....% dos ofícios pelo meio eletrônicos e emitiu certidões e respostas pelo mesmo meio; emitiu .....% das certidões pela forma digital; recepcionou  .........% das escrituras pelo meio eletrônico e .....% dos  processos de intimação de alienação fiduciária pelo mesmo meio.

A utilização de Webservice para os serviços de indisponibilidade, ofícios eletrônicos, e_protocolo e dos processos de intimação levou à reescrita do software de trabalho para automatizar os processos internos, diminuiu a mão de obra física, aperfeiçoou a padronização do trabalho, permitiu maior agilidade e avanço no processo de escrituração eletrônica do acervo.  

Outra fonte de racionalização de recursos é a de disponibilização de canal de comunicação eletrônica aos tabeliães previamente cadastrados, a exemplo do Spark ou sistema próprio, para que solicitem as certidões necessárias para a lavratura das escrituras (emitidas eletronicamente e entregues em pen drive), consultem acerca do último ato da matrícula, eventuais cancelamentos de ônus, consulta de assuntos relacionados ao registro antes da lavratura da escritura, solicitação de informação ou documento complementar antes da devolução do título. Essa ação possibilita a redução do índice de devolução de título sem registro e a redução do prazo de registro.

9.  Alinhamento do procedimento de trabalho dos registradores da comarca entre si e com os tabeliães

Para muitos, essa ação é impraticável, porém, há experiências que comprovam que é possível registradores da mesma comarca uniformizarem os procedimentos de trabalho de maneira a facilitar os tabeliães na orientação dos seus usuários e para a eliminação de dissenso e suas consequências na prestação do serviço de registro. Para isso acontecer, é preciso disponibilidade dos envolvidos para estudo e acolhimento do diferente.

Isso acontece por meio de reuniões para discussão da forma de trabalho, compartilhamento de manuais, estudo de assuntos divergentes ou decisões recentes. Com o tempo, a afinidade leva à formação de laços de amizade, integração das famílias, participação conjunta em projetos sociais.

10. Predefinição dos modelos das notas devolutivas e uso sistematizado.

A padronização das notas devolutivas não serve apenas para reduzir o tempo da sua elaboração e conferência. É possível trabalhar com cadastro dos assuntos (motivos) vinculado aos respectivos conteúdos, permitindo inclusive a seleção de mais de um motivo de devolução e o texto da nota devolutiva aparecer pronto no editor de texto.

Essa forma de trabalho permite a geração de indicadores como número de títulos que tiveram devolução ou pendência solucionada antes da devolução, quantidade de devoluções, motivos das devoluções, apresentante, tempo de solução para reingresso ou nova prenotação. Esses indicadores são repassados aos tabeliães e despachantes que apresentam títulos em nome de terceiros e com eles se estabelecem ações para a redução das devoluções, o que leva à redução do tempo de registro e retrabalho.

11. Predefinição dos modelos dos atos que são praticados na serventia: registro ou certidão

Como acontece com as notas devolutivas, a padronização do conteúdo dos atos praticados proporciona menor índice de erro, redução do tempo da sua elaboração e conferência.

Pode-se, assim, atuar na criação de um cadastro com modelos que serão preenchidos pelo conteúdo dos dados lançados de maneira estruturada nos campos do sistema. Rara é a edição do texto quando materializado porque as chaves convertem singular e plural, feminino e masculino, conjunções aditivas.

Realizado dessa maneira, extrai-se do sistema indicadores individuais ou combinados de todos os campos existentes no sistema, a exemplo do número de atos por tipo cadastrado, número de vendas combinado com valor do negócio e valor de referência fiscal, valores negociados num determinado período, perfil dos adquirentes, tipo de imóveis comercializados, etc.

O cadastro dos modelos de certificações feitas leva à redução do índice de erro e tempo de produção, possibilita o controle das certidões emitidas, verificando até mesmo quais foram emitidas e não foram utilizadas para a lavratura de escritura ou contrato de financiamento. Essas informações são repassadas aos tabeliães e despachantes para que eles verifiquem a destinação e recebimento dos valores devidos por elas.

12. Elaboração de manuais de trabalho

Essa prática, já conceituada anteriormente, possibilita a padronização do trabalho, celeridade nos treinamentos, suporte aos operadores; também serve de estímulo de aprendizado às pessoas que desejam aprender novas tarefas que integram todo o processo do trabalho, ou simplesmente para conhecê-lo. É também ferramenta para distribuição de responsabilidade porque, após a sua ciência, ninguém poderá alegar o erro por ignorância ou omissão de informação.

13. Envio de ofício à serventia da circunscrição de origem informando os imóveis que tiveram matrícula aberta na atual

Essa prática possibilita a serventia de controlar o seu estoque de registros ativos e dar orientação correta e atual dos registros aos usuários, dispensando-os de solicitar certidões em duas ou mais serventias para obter o registro atual.

Um desafio aos oficiais de circunscrições de origem é promover, em conjunto com os oficiais de unidades de registro decorrentes, a formação do acervo da unidade nova, sem ônus ao cidadão, e também a construção do acervo integral da unidade nova antes da solicitação do proprietário ou da demanda de registro de títulos. Essa prática reduz muito o tempo de registro do título que não dependerá de prévia abertura de matrícula.

Quanto ao custo da formação do acervo, pode-se englobá-lo ao ônus que está vinculado ao bônus do recebimento da delegação. Quando o fundamento for o não recolhimento das custas, deve-se pedir autorização da Corregedoria alegando que a emissão das certidões destina-se à formação do acervo de uma nova unidade de serviço público.

14. Adoção da lei máxima que admite a impressão somente dos livros que devem ser materializados em papel.

Pode parecer estranha a ideia, mas é factível. Num primeiro plano, está a racionalização de papel, tonner, equipamento e mão de obra, a preservação do meio ambiente. Contudo, oculto aos olhos nus, está o seu objetivo: estímulo à criação, à inovação.

Numa serventia, a todo instante, documentos são formados e, comumente, materializados por impressão em papel. O desafio consiste em não usar papel. Então, deve-se imprimir sim, mas em PDF ou outro meio; arquivar em arquivo eletrônico gerenciado e deixar em papel somente os livros que devem ser nele materializados. Para isso acontecer, deve-se usar a tecnologia a seu favor.

15. Transformação do acervo físico em imagens digitais indexadas

Esta atitude proporciona segurança e agilidade no manuseio do acervo. Para se convencer acerca do quanto essa medida racionaliza num registro de imóveis, pode-se fazer um monitoramento para identificar quais arquivos do acervo são pesquisados, qual a freqüência e quanto tempo é gasto nessa tarefa.

Considera-se o tempo gasto por um funcionário que sai da sua base de trabalho, vai ao arquivo, procura, manuseia e guarda o documento utilizado para verificação de dados, dispersa a si e outros colegas com conversas desnecessárias, retorna a sua base, concentra-se e recomeça o trabalho suspenso, e o tempo que ele levaria para manusear esses arquivos se estivessem disponíveis em meio eletrônico?

A par da tabela da temporalidade publicada pelo CNJ (Provimento nº 50, de 28 de setembro de 2015), desconsidera-se aqui se o arquivamento é permanente ou não, se é digital ou não. O manuseio do arquivo de imagens racionaliza tempo de trabalho, a mão de obra do arquivador e o custo da manutenção de espaço físico utilizado para guardar papéis desnecessários.

Além da racionalização de recursos materiais, é preciso considerar como razão principal para a formação do acervo digital a possibilidade de restauração de toda a serventia numa situação de desastre, como já vivenciado nos últimos anos em todo o território nacional.

Aos poucos, deve-se arquivar imagens, com respectivo cadastro, dos livros de protocolo, dos indicadores, dos registros, novos e antigos; dos títulos atuais e dos microfilmes; dos processos de condomínio, de loteamento, de notificação e de retificação; dos sinais públicos, das procurações, dos ofícios, dos recibos; dos documentos administrativos, do departamento pessoal e do financeiro.