INTRODUÇÃO

O Ofício de Registro de Imóveis possui funções de extrema importância à sociedade, prestando serviços das mais variadas naturezas, sendo um desses serviços a prestação de informações imobiliárias registradas mediante a emissão de certidões.

Com a constante evolução, principalmente no ramo da informática e informatização, temos a obrigação de prestar informações da forma mais clara e célere possível. Desta forma, cabe ao Registro Público a obrigação de acompanhar essas mudanças, desenvolvendo assim novas ferramentas a fim de facilitar e agilizar o trabalho desenvolvido, porém não deixando de lado a organização e eficiência necessárias para um excelente atendimento.

Alguns exemplos de tipos de certidões fornecidas pelo Cartório de Imóveis: Certidão Reprográfica, pós-registro, digital, além dos ofícios, buscas verbais e relações enviadas à Prefeitura Municipal.

Portanto, busca-se com a elaboração deste trabalho um maior conhecimento sobre os documentos utilizados e emitidos pelo Registro de Imóveis, algo com que lidamos rotineiramente, porém muitas das vezes não sabemos qual é o fundamento e nem a finalidade desta documentação. O intuito desta pesquisa é para que obtenhamos um maior conhecimento, aprimorando, assim, o nosso saber e, consequentemente aperfeiçoando o atendimento aos nossos usuários.

DAS CERTIDÕES

O Ofício de Registro de Imóveis emite vários tipos de Certidões, que o oficial reproduz de forma autêntica e absolutamente confiável, textos de um assento ou documento arquivado em sua Serventia. A certidão se traduz em um ato enunciativo do que consta nos assentamentos do registro imobiliário, dando publicidade aos atos de registro.

O item 152 das Novas Normas da Corregedoria e o artigo 19 da Lei 6.015/73 dispõem que os oficiais e servidores do Registro de Imóveis são obrigados a lavrar certidões do que lhes for requerido e a fornecer às partes as informações solicitadas, sendo que em ambos os casos o prazo máximo para resposta não pode ser retardado por mais de cinco dias. Lembrando que, se a solicitação for online, o prazo é de duas horas.

Os diferentes tipos de certidões que o Registro de Imóveis oferece serão explicados individualmente a seguir:

CERTIDÃO DIGITAL

Certidão digital é aquela na qual é efetuada a reprodução de algum documento arquivado em cartório, mediante sistema eletrônico, ou seja, não ocorre a impressão dela, mas sim sua confecção e envio de modo digital. Cumpre ressaltar que sempre deverá conter a assinatura digital vinculada a uma unidade certificadora.

O Capitulo XX, das Novas Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, em seus itens 345 a 349, que disciplinam a utilização, confecção e segurança da certidão digital e estabelece que deverá ser confeccionada somente sob forma de documento eletrônico de longa duração, assinado através de certificado Digital ICP-Brasil, tipo A-3 ou superior, determina o padrão de classificação e organização das informações.

A certidão digital pode ser utilizada para lavratura de escrituras públicas, contratos de financiamento imobiliário, documentos públicos e particulares em geral.

De acordo com o presidente da Arisp, Flauzilino Araújo dos Santos, membro do Conselho Consultivo da camara-e.net, dentre as várias vantagens do serviço, encontram-se a agilidade no processo e a segurança, uma vez que a certidão é imune a fraudes. “Para a certidão digital, nós utilizamos a certificação digital, que é extremamente segura e garante que aquela assinatura eletrônica é de fato da pessoa que assinou”.

Certidão Digital é auditável em tempo real e apresenta vantagens como a redução de custos e agilização do trâmite nos Registros de Imóveis ao evitar deslocamento do usuário até o Tabelião ou Registro de Imóveis, além de estar totalmente consoante a informatização e modernidade que tendem a aumentar diariamente.

CERTIDÃO PÓS REGISTRO

É aquela que é confeccionada após todo o trâmite do documento na serventia e acompanha a certidão de atos praticados. Estando apto para registro, o título será encaminhado ao setor responsável para efetivação e posteriormente direcionado para digitalização. Na fase de digitalização, são conferidos os documentos e emitida a certidão de matrícula do imóvel contendo a respectiva averbação ou registro. Cumpre salientar que somente é emitida a certidão pós registro para os usuários que assim solicitarem, tendo suas custas pagas juntamente com o ingresso do título.

Nos casos de documentos consecutivos, ou seja, um documento que dependa de outro para que esteja apto a registro, a certidão pós registro somente será emitida para o último documento, contendo as averbações anteriores ou registros anteriores.

Para este modelo de certidão não ocorre a emissão de protocolo, sendo efetuada a cobrança na própria certidão de atos praticados.

TRANSCRIÇÃO

Até o 31 de dezembro de 1975, o registro de imóveis do país era regido pelo Decreto 4857/42, o qual adotava um sistema denominado de folio pessoal, regido pelas transcrições das transmissões, e que tinha como característica a criação de uma nova transcrição a cada vez em que era feita uma transmissão. Não era como é feito hoje em dia, em que há uma matrícula para cada imóvel. Assim, criava-se um emaranhado de anotações à margem dos livros de registros, dificultando o entendimento, bem como permitindo o fornecimento de certidões que omitissem informações importantes relativas a determinado imóvel ali transcrito, pois a especialização era de forma precária, tanto com relação à área total do imóvel e suas confrontações, quanto com relação à qualificação dos proprietários.

A partir do primeiro dia de janeiro de 1976, entrou em vigor a Lei 6015/73, a qual mudou radicalmente o sistema de registro, para o do folio real, transformando o anterior sistema de transcrição das transmissões, que privilegiava a pessoa para o atual sistema, que privilegia a coisa, ou seja, o imóvel, surgindo então as atuais matrículas.

Atualmente os Ofícios de Registro de Imóveis ainda emitem certidões das transcrições, em se tratando de imóveis mais antigos e que não tenham tido sobre ele nenhum registro que ensejasse a abertura da matrícula, tendo em vista que algumas averbações ainda são feitas nas transcrições.

Ao falarmos em registro no sentido estrito da palavra, temos por necessidade a abertura obrigatória da matrícula quando o imóvel ainda se encontra em transcrição, ficando por encerrada esta última. No entanto, pode-se também abrir matrícula a requerimento do proprietário.

No sistema interno do Registro de Imóveis, se todos os atos da transcrição estiverem conferidos, poderá emiti-la na hora, caso contrário deverá digitar a transcrição ou conferir, ficando ela pronta no menor prazo possível (máximo de 5 dias).

CERTIDÃO DE ÔNUS

A certidão de ônus pode ser da matrícula do imóvel, de penhor de algum bem móvel, de penhor de safra, de aforamento entre outros. A serventia fornecia, há algum tempo, certidão de Matrícula com a certificação de existência ou não de ônus reais ou ações reipersecutórias para o usuário na hora. Era efetuada uma análise pelo funcionário, que, ao constatar algum ônus, efetuava a certificação de existência na matrícula. Não existindo ônus, certificava a ausência.

Os ônus, no que se diz respeito ao direito real, são obrigações relacionadas à propriedade, podendo o credor promover a execução de coisa certa, onde o direito de preferência face aos demais credores irá depender da ordem de registro do gravame sobre o imóvel, ou seja, o registro do ônus na matrícula resguarda o direito real dos credores sobre o imóvel.

Podemos conceituar ônus reais como sendo os gravames que limitam a fruição e a disposição da propriedade. No entanto, os ônus reais, no direito brasileiro, podem ser classificados como direitos reais, quando for expressamente imposto o ônus de forma taxativa em lei.

Alguns doutrinadores entendem que os ônus reais “são obrigações que limitam a fruição e a disposição da propriedade. Representam direitos sobre coisa alheia e prevalecem “erga omnes”, exemplificando como ônus reais: a servidão predial, a enfiteuse, o usufruto, o uso, a habitação, a superfície, a hipoteca, o penhor e a anticrese, dentre outros.

VINTENÁRIA

Há não muito tempo, a vintenária era emitida em uma certidão porque se buscava relatar todos os atos da matrícula até que se atingisse um período inicial de 20 anos. Essa certidão poderia ser considerada com uma solicitação de quesitos, pois se tratava de uma espécie de certidão em que devíamos abordar todos os atos até que se completasse 20 anos, conforme solicitação da parte. A certidão vintenária era solicitada de inteiro teor, ou em breve relato, em que se indicavam os atos, de uma maneira simplificada, ou seja, mais sucinta, consoante o artigo 19 da Lei 6.015/73.

Atualmente, a forma de disponibilização da certidão vintenária é mais simples, eficaz e completa, posto que, hoje, ao emitirmos uma certidão de cadeia vintenária, indicaremos a matrícula originária integral, bem como por completo também todas as demais matrículas e/ou transcrições anteriores, até completarmos a cadeia, certificando uma única vez em um carimbo final. As folhas serão numeradas sequencialmente, sendo assim uma única certidão e única cobrança, na maior parte das vezes emitida na hora.

CERTIFICAÇÃO MATRÍCULA

A Certidão de matrícula é o modo mais comum de se conseguir informações quanto ao registro de um determinado imóvel. É a certidão de matrícula uma cópia do registro imobiliário onde constam todos os ônus existentes ou já cancelados e a cadeia completa de propriedade, domínio e direitos reais que recaiam sobre o imóvel em questão.

De acordo com o art. 236 da lei de registros públicos, nenhum registro poderá ser feito sem que o imóvel esteja devidamente matriculado. Sendo a matrícula basicamente a denominação dada ao cadastro, com a identificação do imóvel, onde são lançados os registros de aquisição posteriores a 1976, anteriormente registrados em transcrições, bem como todos os demais atos a ele referentes. Sendo assim, a matrícula será efetuada por ocasião do primeiro registro a ser lançado a partir da vigência da lei de registros públicos, tendo por base os elementos constantes do título aquisitivo que nela serão expressamente mencionados.

Constarão na certidão de matrícula todos os registros e averbações feitas referentes àquele determinado imóvel, sendo realizados sempre em ordem de lançamento facilitando a compreensão e clareza da matrícula, seguindo os registros precedidos da letra “R” e as averbações precedidas das letras “AV”.

Existem várias formas de “abrir” uma matrícula, podendo ser: por requerimento, quando estiver ainda em transcrição; devido à instituição de condomínio, encerrando-se a matrícula mãe e abrindo-se uma matrícula para cada unidade; com a fusão de dois ou mais imóveis, encerrando as matrículas originárias e abrindo uma nova matrícula abrangendo toda a área; usucapindo o imóvel, forma originária de aquisição; etc.

Para emissão da certidão de matrícula, basta que o usuário informe o número da matrícula ou dados suficientes à procura desse número, podendo ser: logradouro, quadra, lote, condomínio, loteamento, número do cadastro municipal, nome dos proprietários, etc. Cabendo ao atendente, antes da emissão da certidão, verificar a existência de indisponibilidade, títulos contraditórios, mandados em aberto, ônus e verificar se a matrícula encontra-se ou não encerrada, sempre informando ao requerente quanto aos fatos relevantes que encontrar, confirmando os dados de modo a não deixar dúvidas quanto à solicitação e ao imóvel solicitado confirmando a real necessidade da emissão da certidão de matrícula.

Em regra, será cobrado o valor de R$ 49,94 (ano de 2017) para emissão da certidão de matrícula, ressalvados os demais casos previstos em lei.

Tem a certidão de matrícula inúmeras funções, uma delas esta na utilização como título aquisitivo quando da abertura de novo cartório em nova circunscrição, mas, sem dúvida, a principal função da certidão de matrícula esta na comprovação de propriedade e de existência de ônus a terceiros, como, por exemplo, na utilização pelos tabeliães na compra e venda por escritura pública e pelas instituições financeiras na venda e compra por instrumento particular com garantia da dívida por alienação fiduciária.

Cabe ressaltar que, conforme disposição do art. 252 do atual diploma legal, enquanto não cancelado, o registro presente na certidão de matrícula produzirá todos os efeitos legais até que se prove judicialmente que o título esta desfeito, anulado, extinto ou rescindido.

A certificação existente na certidão de matrícula constará a não existência de  nenhum outro registro de ônus ou ação reipersecutória além daqueles eventualmente já relatados na matrícula. Caso haja algum título contraditório, ele também será certificado com seu número de prenotação com o aviso de que ele objetiva registro na Serventia.

Com esta certificação, o usuário deverá ler a matrícula na íntegra para tomar nota se existe ou não ônus ou ação reipersecutória.

CERTIFICAÇÃO DIVERSA

Como o próprio nome sugere, são aquelas certidões diversas das normalmente emitidas, ou seja, diferentes das certidões de matriculas e de inteiro teor. As certidões diversas serão emitidas quando as informações solicitadas pelo usuário não puderem ser expressas em uma única certidão, quando for necessário diminuir a quantidade de informações não úteis presentes em matrícula demasiadamente grande, de modo a simplificar o seu entendimento, ou, ainda, quando a emissão da certidão alterar a disposição e os fatos presentes na matrícula, desde que mantida a publicidade dos atos e sem que possa acarretar prejuízo por falta de informação a terceiros. A certificação diversa está prevista no art. 19 lei de registro imobiliário, o qual dispõe que “A certidão será lavrada em inteiro teor, em resumo, ou em relatório, conforme quesitos, e devidamente autenticada pelo oficial ou seus substitutos legais”.

São exemplos de certidões diversas: a certidão que comprova a existência de homônimo, a certidão que comprova a não existência outro imóvel registrado na circunscrição em nome de determinada pessoa além da matrícula já informada, a certidão que comprova a inexistência de imóveis em nome de pessoa física, porém informa a existência de imóveis em nome da pessoa jurídica de firma individual de responsabilidade ilimitada, etc.

Nessa forma de emissão de certidão poderão constar quaisquer informações que estejam normalmente presentes em uma matrícula de inteiro teor, como: nome, RG, CPF, endereço e tudo mais que seja necessário e requerido pelo usuário.

CERTIFICAÇÃO CÓPIA DE DOCUMENTO

Quando os títulos são apresentados a registro é necessário, de acordo com cada caso, a apresentação de uma série de documentos. Deste modo, o título e todos os documentos que o acompanham serão digitalizados e arquivados, principal e acessórios.

Como exemplo, cita-se a venda e compra por escritura pública, título esse que será, em regra, acompanhado pela guia original do ITBI recolhida, pelo valor venal e pela certidão negativa de débitos trabalhistas dos vendedores; neste caso, pode o usuário requerer a cópia da escritura ou da guia de ITBI, por exemplo, cabendo ao oficial de registro emiti-las em forma de certidão.

Para a emissão de certificação cópia de documento é feito um protocolo, com a devida solicitação do usuário, onde constará(ão) qual(ais) o(s) documento(s) requerido(s). Atualmente e sempre que possível essas certidões serão emitidas na hora.

Novamente, tem-se o princípio da publicidade em total consonância com a exposição em forma de certidão dos documentos arquivados no cartório de registro, posto que o arquivamento de todos os documentos principais e acessórios que acompanham o título servem como base para futura fiscalização dos atos registrados bem como para disposição ao usuário dos documentos que ele não tenha em mãos ou que tenha perdido (ex.: ITBI).

Deve-se ressaltar que é importante resguardar o direito de privacidade, sendo necessário analisar o título antes de sua emissão, pois, por exemplo, existem no Registro de Imóveis vários processos que correram em segredo de justiça (separação, inventário) e que foram arquivados para dar procedência ao registros dos imóveis envolvidos. No extrato da matrícula, é citado o ato específico e não são expostos os motivos que deram ensejo a determinado ato. Se o usuário requerer a cópia do processo, ele terá acesso a informações que não lhe dizem respeito e que, em regra, não deveriam ser públicas, por vontade das partes e do judiciário.

CERTIFICAÇÃO LIVRO 3

São os livros principais da serventia: 1- protocolo; 2- registro geral; 3- registro auxiliar; 4- indicador real, e 5- indicador pessoal.

Da listagem dos livros utilizados no registro de imóveis, há o registro auxiliar, o indicador real e o indicador pessoal. Segundo Afrânio de Carvalho, os dois últimos têm nomes adequados às suas funções ou finalidades, mas o livro de registro auxiliar não, vez que, se tivesse sido usado o mesmo critério para denominação, este livro deveria se chamar: livro de transcrição, por se destinar à transcrição de documentos em inteiro teor.

O registro auxiliar está previsto nos artigos 177 e 178 da lei de registros públicos, sendo que é destinado ao registro de atos que não digam respeito diretamente ao imóvel matriculado, bem como ao registro de títulos especificamente previstos em lei, sendo estes últimos elencados taxativamente no rol do artigo 178 anteriormente citado. Os registros serão feitos de forma resumida, arquivando-se no cartório uma via dos instrumentos que os originarem.

Sendo assim, poderão ser emitidas certidões de todos os registros presentes no livro nº 3, para tanto será cobrado o valor de uma certidão simples, independentemente do número de folhas. Contendo nessa certidão, no caso de convenção de condomínio, por exemplo, a remissão ao número do registro da convenção e a expressa referência ao número do registro de especificação do condomínio feito na matrícula do imóvel.

Já o pacto antenupcial será registrado no cartório da circunscrição do domicílio dos cônjuges, sendo que ele é o responsável pela emissão de certidões do pacto.

CERTIFICAÇÃO CONTRADITÓRIO

Uma das funções do Cartório de Registro de imóveis consiste em registrar e organizar os registros de todos os imóveis pertencentes à circunscrição. Sabendo-se que os títulos levam um tempo até serem registrados, torna-se extremamente importante saber qual foi o primeiro a adentrar ao cartório e qual teria prioridade sobre os demais. Portanto, no caso de solicitação de certidão matrícula por usuários, não pode o cartório deixar de informar quanto à existência de um (uns) título(s) prenotado(s).

Por tais motivos, tem a certificação contraditório o objetivo de alertar quanto à presença de título prenotado relativamente à matrícula solicitada.

Neste sentido, está o carimbo de contraditório em consonância com o princípio da publicidade, no qual constará a informação de título contraditório que objetiva registro em determinada matrícula, estando disponível a todos que visualizarem ou tiverem em posse da certidão de matrícula. Deve conter a natureza jurídica do título prenotado, a data em que foi prenotado, a situação atual (devolvido/cancelado) e o número da prenotação. É uma certificação automática que o sistema efetua, sendo o funcionário da serventia responsável por informar ao usuário se ele irá aguardar o registro do título ou não para emissão da matrícula.

Lembrando que ao adentrar ao cartório, a prenotação tem validade de 30 dias, devendo ser o título registrado no prazo legal, caso não exista fato impeditivo. Sendo assim, o carimbo de contraditório também contará com este prazo.

Esse direito à prioridade decorre do lançamento no livro 1 – Protocolo, conforme já citado.

Importante frisar que somente títulos contraditórios entre si, envolvendo o mesmo imóvel e gerando direitos concorrentes, é que estão subordinados à rigorosa ordem da prenotação.

CERTIFICAÇÃO DE ATO ESPECÍFICO (EX. R.1098/29360)

Com fundamento no artigo 16, parágrafo 1º, da Lei 6015/73, os oficiais são obrigados a lavrar certidão do que lhes for requerido. Desta forma, o usuário poderá solicitar a certidão formulando os itens de seu interesse. No presente caso, o usuário efetua a solicitação da emissão de certidão a partir do número de determinado ato. Por conseguinte, pode a matrícula, em determinados casos, ser extensa em demasia. Independente do número de folhas da matrícula e do numero de atos nela presentes, terá a certidão de matrícula o mesmo valor. Entretanto, pode o usuário solicitar que se faça a certificação de apenas um ato específico, respeitando sempre a cadeia filiatória do determinado registro. Desta forma, não haverá custos desnecessários para a serventia e o usuário restará satisfeito em ter o solicitado.

Como exemplo, pode o usuário requerer que seja expedida uma certidão da venda e compra de uma unidade específica, em nome de determinada pessoa, presente no registro de numeração indicada da matrícula mãe na qual conste a incorporação de um condomínio qualquer. Neste caso, possuindo todas as informações necessárias à identificação inequívoca da unidade, poderá o oficial de registro de imóveis, ou um de seus escreventes autorizados, emitir a certidão, desde que sejam informados também todos os atos ligados à unidade requerida, tais como: alienação fiduciária, ônus (quaisquer que sejam) e disposição ou venda a terceiros.

(Autor: Tadeu Wellington de Oliveira dos Santos, Auxiliar do 2º Registro de Imóveis de Ribeirão Preto. Ribeirão Preto, SP, 31 de agosto de 2017).